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Ist man interessierter Office 365 Anwender, PowerUser oder IT Professional hat man rosige Zeiten. Microsoft pumpt aus vollen Rohren neue Features in ihre Produkte. Verbesserte Produkte, neue Produkte, integrierte Produkte. Die volle Ladung. Dabei ertappe ich mich immer wieder selber, wie ich den Überblick verliere. Dann besinne ich mich innerlich auf die drei Säulen, welche für mich Office 365 Implementationen so wertvoll machen: Offenheit # Sei es die Verwendung eigener Geräte von Mitarbeitenden oder die rasche Einbindung von externen Partnern, Office 365 lässt sich sehr offen gestalten ohne Sicherheit auf der Strecke zu lassen. So lässt sich auch Kontrolle über Informationen zurückgewinnen, da nicht mehr auf den ungeprüften Plattformen von Partnern oder Anwendern gearbeitet wird, sondern von einem ausgewählten System der Firma.

Dieser Post ist eine Aktualisierung einer Idee die ich länger mit mir rumtrage. Die gegenwärtige Richtung vieler Firmen IT Infrastrukturen zeigt (meines Erachtens richtigerweise) in Richtung Cloud. Diese Vorhaben sind von verschiedenen Motivationen getrieben. Sei es die Hoffnung auf Kostenersparnis, die Reaktion auf Anwender- und Kundenbedürfnisse die auf klassischen Infrastrukturen nicht mehr zu erfüllen sind, oder die Gewisseheit, dass die Stärken der eigenen Firma nicht in der Bereitstellung von IT Services liegen.

Heute war wieder Cloud Workplace Meetup angesagt. Das erste im Jahr 2019 drehte sich um die Neuigkeiten aus dem Bereich Security in Office 365 und Azure. Christoph Ratavara von isolutions stellte die neuen Portale vor, zeigte Azure Sentinel und erläuterte Funktionen, Vorgehen und Lessons Learned des Attack Simulators. Nach einer kurzen Pause zur Kehlenbefeuchtung erzählte Lucas Blanz aus der grössten Exchange Online Migration der Schweiz. Das hier vieles neu herausgefunden wird und speziell entwickelt werden muss zeigte er in seinen Lessons learned. Man merkte, er könnte noch viel länger und tiefer gehen wozu es bei Bier und Hot-Dog noch Gelegenheit gab.

HöhrerInnen von Produktivitätspodcasts oder LeserInnen von Selbstmanagementblogs sind schon beim Titel aus dem Stuhl gekippt, doch die bittere Realität sieht halt immer noch so aus. Viele Aufgaben entstammen aus der Mailbox. Damit sie nicht dort enden, verbindet Microsoft ihre moderne Aufgaben-App Microsoft To-Do immer stärker mit dem 500 Pfund Mail-Gorilla Outlook. Passiert im Update von To-Do, welches nun “flagged” E-Mails direkt zu Aufgaben werden lassen kann. Eine weitere Ankündigung betrifft nun den Outlook Web Client, welcher in der neuen Version ebenfalls mit To-Do verknüpft wurde:

Die Klassifizierung von Dokumenten ist schon eine Wissenschaft für sich. Stellt man dann Software zur Verfügung die nicht völlig selbsterklärend ist, wird es unlösbar respektive schlicht nicht verwendet. Mit Azure Information Protection ist es Microsoft gelungen, die meiner Erfahrung nach erste vollumfägliche (sprich inkl. Mobile) und sauber in die Anwendungen integriert (wo Dokumente entstehen, sprich Office) Klassifikationslösung einzuführen. Zentral werden(noch) im Azure-Portal die Labels und Sub-Labels definiert. Diese Labels werden Gruppen/Anwendern zugeteilt und erscheinen dann in ihrem Office, wenn der “Azure Information Protection“-”Client verteilt wurde.

Google etwas weniger seiner Daten geben? Schwer, aber möglich. Man könnte zum Beispiel eine andere Suchmaschine benutzen. So versuche ich es jeweils wenn ich Windows neu aufsetze und Bing als Standard habe. Aber seht euch das an: Gelb markiert die relevanten Suchergebnisse auf meiner Suche nach meinem Passwortmanager “Remembear”. Der Rest sind bestenfalls Umwege oder alte Versionen, schlimmstenfalls Schadsoftware. Das Amazon Ergebnis verzeihe ich. Irgendwie muss Microsoft schliesslich Geld verdienen ;)

Ich wurde angefragt wie man einen Kanal in Microsoft Teams umbenennt. Einfach. Auf die Eigenschaften des Kanals gehen und entsprechenden Kanalnamen anpassen. Es wäre aber nicht Office 365 wenn es nicht ein bisschen komplexer wäre. Jedes Team hat eine “Office 365 Group” zur Basis. Diese Group hat SharePoint, Teams, Planner, Streams, etc. als Bestandteile. Und jeder Kanal in Teams entspricht einem Ordner auf SharePoint. In dieser Ordner kommen Dateien, die per “Drag & Drop” im Teams Client hochgeladen werden, etc.

Man is a complex machine and incredibly good at using his processing unit (brain) to process information. But the brain is much better when it receives information from its sensors. You can read Microsoft 365 descriptions and try to understand what s behind the functions and concepts. But it is much easier to experience them. The cloud makes it possible. On the one hand there is always the way to create a Microsoft 365 tenant , but there is also the opportunity to experience it without investment.

Word kriegt ein neues Feature. Dieses Feature hat den vielversprechenden Titel “Transform to Web Page”. Screenshot aus Word Online Eine Webseite so einfach wie ein Word-Dokument? Kommt euch das nicht bekannt vor? In Wahrheit erstellt Word ein Sway aus dem Word Dokument. Danach lässt sich das Sway anpassen und verarbeiten. Aus Word kann das Dokument aber nicht mehr verändert werden. Eine weitere “Publikation” würde zu einem neuen Sway führen. Um aber gemeinsam ein Dokument zu erstellen, und dieses dann einfach publizieren zu können ist es ein wirklich hilfreiches Feature. Und anders als Frontpage, sind Sways sofort mobiloptimiert.

Mit Azure Information Protection kann man die Kennzeichnungen (respektive Labels) auch aufgrund von Informationen in SharePoint vergeben. So kann der allfällige Schutz von Dokumenten an MetaDaten verknüpft werden. Der Microsoft Artikel hierzu findet sich hier: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/information-protection/rms-client/client-admin-guide-customizations#label-an-office-document-by-using-an-existing-custom-property Ich werde kurz durch den Prozess führen. SharePoint # Erst definiere ich die Information die ich in SharePoint vergeben will. In meinem Fall möchte ich eine Auswahl die drei Klassifikationsstufen abbildet: